Gestion électronique des documents
Saviez-vous que 80% de vos documents sont stockés à différents emplacements ?
Soit une perte de temps de 50min par jour et par utilisateur pour les retrouver !
Ne perdez plus de temps grâce à Nova.
Confort d'utilisation
Travail en équipe
Gestion des processus internes
Recherche améliorée
Scan et OCR
Vos documents en sécurité
Nova Software Suite intègre tous vos contenus (e-mail, documents Office, PDF, audio, vidéo, photo, etc …) dans un logiciel unique.
Découvrez comment.
Confort d’utilisation
Que ce soit au bureau, en déplacement, ou en télétravail, Nova propose une interface utilisateur simple, intuitive et personnalisable afin de présenter vos contenus dans un contexte pertinent en fonction des rôles de vos utilisateurs.
Recherche améliorée
Grâce à ses puissantes fonctionnalités de recherche, Nova vous permet de retrouver rapidement vos documents parmi plusieurs dizaines de milliers et donc de répondre plus rapidement à vos clients
- Son moteur de recherche Full Text associé à des filtres simples facilite l’accès au contenu pertinent.
- Les Smart Folders vous permettent d’organiser vos documents en fonction de leurs métadonnées plutôt que de leur emplacement physique.
- La recherche inversée (par les objets Nova liés), permet par exemple de retrouver le contrat PDF d’un achat directement depuis les modules Nova comptabilité, Nova facturation, Nova stockage
Travaillez en équipe en toute sécurité
Optez pour un vrai outil de travail collaboratif qui n’entrave pas la sécurité de vos documents.
Définissez simplement qui peut consulter, modifier ou supprimer vos documents grâce à une gestion fine de la sécurité basée sur les métadonnées.
Nova vous permet de créer des espaces de travail autour d’un projet commun. Invitez vos collaborateurs et gagnez en efficacité grâce à un outil pensé pour vous faire gagner du temps.
Avec son versionning automatique, Nova simplifie le suivi de vos documents et en assure l’intégrité avec la possibilité de restaurer une version précédente.
Scan et OCR des documents entrants
Nova simplifie la capture de vos contenus non structurés au sein d’un système unique, en extrayant les informations pertinentes et en les classant automatiquement afin de le mettre à disposition de vos processus métier.
Gestion des processus internes
Nova fournit un moteur de workflow permettant d’intégrer vos contenus à vos processus métier et d’orchestrer qui doit agir et quand, en présentant le contenu en contexte pour favoriser les prises de décisions plus rapides et cohérentes.
- Guider automatiquement vos contenus à travers un flux de processus grâce à un moteur de règles basé sur les métadonnées.
- Automatiser efficacement vos processus à l’aide de tables de décisions simplifiant la modélisation des choix complexes.
- Assurer la continuité de vos processus en y accédant par internet depuis n’importe quel périphérique.
Gestion Electronic des Documents FAQ
Une équipe bilingue à votre écoute pour répondre à tous vos besoins.
Qu'est-ce qu'une GED ?
La Gestion Electronique de Documents (GED) rassemble l’ensemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des documents dans une organisation.
Avec la dématérialisation croissante des documents, les entreprises produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques. La GED permet d’exploiter l’ensemble de ces documents et de faciliter le travail au quotidien. Elle se décompose en 4 étapes bien distinctes :
– l’acquisition des documents
– le traitement des documents
– le stockage des documents
– la diffusion des documents
Comment puis-je effectuer une migration depuis mon système actuel ?
La migration des contenus depuis un ou plusieurs référentiels hétérogènes (système de fichier, logiciel de GED, messagerie…) nécessite la mise en place d’outils.
Pour vous simplifier la vie dans votre projet de migration, Nova Software Suite met à disposition plusieurs connecteurs, des fonctionnalités de capture de documents, d’importation, d’enrichissement et classification automatique grâce à son module d’OCR.
Quels sont les bénéfices d'une GED pour mon entreprise ?
Opter pour un logiciel de GED, c’est s’assurer :
- Une centralisation des données de l’entreprise
- Une réduction des coûts de recherche et de traitement
- Une meilleure productivité grâce à une gestion facilité de documents partagés entre collaborateurs
- Une plus grande facilité d’accès aux documents grâce à un système d’indexation
- Un meilleur contrôle sur les documents qui circulent en interne
- Une uniformisation des pratiques documentaires
Comment gérer les droits d’accès aux documents et assurer la sécurité ?
Un logiciel de GED permet aux entreprises de déterminer qui a accès à quel document et de contrôler qui a eu accès à quel document. Cette gestion des droits d’accès nécessite très souvent un effort manuel fastidieux. Nova Software Suite permet l’automatisation de cette tâche en attribuant les droits d’accès à un document en fonction de son type et/ou de ses métadonnées.